¿Por qué los presupuestos son tan necesarios?

A diferencia de lo que mucha gente cree, los presupuestos empresariales son una herramienta de gestión muy útil.  Los presupuestos no son únicamente un documento donde se registran los gastos previstos o la inversión necesaria para una acción concreta, sino que es una herramienta que permite planear el futuro de la empresa.

Elaborar un presupuesto es como trazar la ruta en un mapa; prever cuánto costará el viaje hasta llegar al destino y ver cómo se va a pagar. Además, el presupuesto tiene un periodo determinado (mensual, trimestral, anual) y en cualquier momento puede corregirse para que sea lo más fiel a la realidad. El presupuesto pone por escrito las previsiones –de cualquiera de los elementos- del negocio y las cuantifica, es decir, las expresa en términos monetarios. Para poder cuantificar los pronósticos es necesario contar con información real y fiable de la empresa,. Esta información la va a dar un software especializado, como los que ponemos  a tu servicio en CIS21. Contamos con una aplicación exclusiva de Presupuestos Comerciales que permite ver desde cualquier punto de vista si se ha cumplido lo presupuestado.

Los presupuestos como guía general del negocio

La elaboración de los presupuestos permite obtener estimaciones futuras que suelen ser muy valiosas para la toma de decisiones desde la dirección. Y aunque es una guía general para el negocio también sirve como guía individual para los trabajadores de la empresa. Si los empleados conocen cuál es la meta y cuáles son las acciones planteadas, entenderán mejor cuál es su participación y serán más productivos. Sirven como guía para coordinar actividades, permitiendo integrar todas las áreas del negocio para perseguir objetivos comunes. También permiten planificar actividades y estrategias con tiempo para anticiparse a los acontecimientos y evitar contratiempos. Y, por último, sirven como instrumento de control para ver si ha habido variaciones entre lo que se ha obtenido y lo que se había presupuestado.

Clasificación de presupuestos

Existen tanto presupuestos como empresas distintas. A grandes rasgos, podemos encontrar según:

  • El tiempo que abarca, presupuestos a largo y a corto plazo.
  • La flexibilidad, presupuestos fijos o variables.
  • El sector del negocio, presupuestos públicos o privados.
  • La aplicación en la empresa, presupuestos de operación y financieros.
  • La técnica de evaluación, presupuestos estándar o estimados. Los estimados se basan en la experiencia y casos de estudio, mientras que los estándar están formulándose sobre bases científicas.
  • El contenido, presupuestos principales o auxiliares.

Tipos de presupuestos

Los presupuestos pueden clasificarse en grandes grupos según sus rasgos. Y, también, existen diferentes clases o tipos de presupuestos. Cada empresa usa uno u otros dependiendo de su tamaño y las necesidades que tenga. ¿Cuáles son los tipos de presupuesto?

Presupuesto maestro

Engloba al resto de presupuestos. Sirve para que las grandes compañías obtengan el valor global de sus cuentas. Abarca normalmente períodos largos de tiempo o para presentar cierres fiscales anuales.

Presupuesto de flujo de caja

Recomendado para pequeñas empresas donde sea sencillo hacer arqueos de caja. Recoge en un breve periodo de tiempo (un mes o menos) los ingresos y los gastos desglosados diariamente. Refleja cómo y cuándo el dinero entra y sale de la empresa.

Presupuesto de ventas

Donde se presentan los resultados o beneficios. Es más específico.

Presupuesto de producción

Útil para las operaciones comerciales complejas, figuran los detalles de lo que cuesta producir un producto o servicio. Recoge todo el proceso desde la mano de obra hasta quien va a obtenerlo.

Presupuesto de tesorería

Monitoriza y prevé el dinero disponible del negocio. Se forma por los presupuestos de ingresos y cobros. contar con un plan de tesorería permite saber con cuanto dinero disponible cuenta la empresa para efectuar las operaciones.

Presupuesto operativo

Se recoge la previsión futura de la empresa. De esta previsión parten el resto de presupuestos. Se suele realizar de forma semanal, mensual o anual con el fin de cotejar las previsiones con las acciones y detectar posibles errores.

La aplicación desarrollada en QlikSense en nuestra Consultora Tecnológica te ayudará a crear y optimizar presupuestos teniendo al alcance cualquier dato empresarial que necesites. En un mismo programa podrás trabajar la información y adecuarla a tus necesidades.

Un último consejo: cuando tengas listo el presupuesto no lo guardes en un cajón, tenlo cerca para no desviarte del camino y hacer ajustes si fuera necesario. Nunca pierdas de vista tus metas.

 

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