Cómo llevar la gestión documental de tu empresa

Una correcta organización de los documentos hará que tu negocio disfrute de todas las ventajas que ofrece la gestión documental.  Es importante que definas muy bien la forma en que los documentos se van a tratar, ya que si existen diferentes maneras de organizarlos todo va a ser un caos y la empresa no va ser productiva.

Invertir en un software de gestión puede resultar arriesgado y tiene un coste, pero los resultados (inmediatez, reducción de tiempos, mayor productividad…) que brinda hacen que la inversión merezca la pena.

7 Consejos para que aproveches al máximo la gestión documental:

Fija objetivos

El software puede dotarte de varios beneficios, pero primero has de saber qué es lo que estás buscando conseguir en tu empresa.

Compara resultados

Los resultados fuera de contexto no aportan conocimiento, se deben extraer y comparar con otras variables u otros periodos de tiempo para conocer la situación de la empresa y saber si se están cumpliendo o no los objetivos, y así poder plantear estrategias.

Prioriza

Coge papel y lápiz y ordena de mayor a menor las actividades o áreas que consideres más importantes. De esta manera tendrás un esquema visual que te permita conocer qué problemas han de solventarse primero.

Nombra adecuadamente

Pon un nombre claro a la hora de agrupar documentos, una definición clara en el indexado es clave. Así cuando se busquen documentos se hará de manera eficiente y en un tiempo corto.

Forma a los empleados

Todos los que trabajen la gestión documental deben conocer cómo funciona y cuáles son las directrices que han de seguir. Cuando más simple sea la interfaz, el aprendizaje será más fácil y los resultados más óptimos.

Acceso por niveles

Establece diferentes autorizaciones de acceso ya que no todos los trabajadores deben poder consultar todos los documentos. Algunos serán sólo de consulta, otros editables y otros restringidos.

Acierta en el uso de los recursos

Usa de manera adecuada los recursos de la empresa para que desarrolle correctamente el funcionamiento de su actividad.